Der Besprechungsraum ist der Ort, an dem in vielen Unternehmen die wichtigsten Entscheidungen fallen – und zugleich der Raum, der bei der Büroplanung am häufigsten unterschätzt wird. Dabei ist sein Einfluss messbar: Eine vielzitierte Untersuchung von Leach und Kolleg:innen (2009) zeigt, dass neben einer guten Agenda und Pünktlichkeit auch die Qualität der räumlichen Ausstattung – großzügiger Zuschnitt, Tageslicht, geeignete Präsentationsflächen und komfortable Stühle – ein eigenständiger Faktor dafür ist, wie wirksam Besprechungen wahrgenommen werden. Möblierung ist hier also kein Beiwerk, sondern Teil der Arbeitsleistung des Raums.
Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie einen formellen Konferenz- und Besprechungsraum planen: von Tisch und Stühlen über die Raumakustik nach DIN 18041 und die Lichtplanung bis zur hybriden Meeting-Technik und der passenden Tischanordnung. Er richtet sich an alle, die einen Besprechungsraum neu einrichten oder eine bestehende Fläche professionalisieren möchten.
Formeller Besprechungsraum – worum es geht (und worum nicht)
Ein formeller Besprechungsraum ist ein geschlossener, terminierbarer Raum für strukturierte Besprechungen, Präsentationen, Verhandlungen und vertrauliche Gespräche. Er unterscheidet sich bewusst von informellen Begegnungs- und Stehzonen: Wo das Stehmeeting am Hochtisch auf kurze, spontane Abstimmung zielt, geht es im Besprechungsraum um Konzentration, Vertraulichkeit und längere Sitzungsdauer. Beide Raumtypen stellen unterschiedliche Anforderungen an Möbel, Akustik und Technik – und sollten getrennt geplant werden. Wer den wirtschaftlichen Nutzen einer durchdachten Einrichtung beziffern möchte, findet die Argumente im Beitrag Was schlechte Büroeinrichtung wirklich kostet.
Möblierung als Leistungsfaktor
Der Befund von Leach et al. (2009) ist für die Praxis entscheidend: Hochwertige Besprechungsräume wurden als großzügig, mit Tageslicht, Schreib- und Präsentationsflächen sowie bequemen Stühlen beschrieben – und genau diese Ausstattungsqualität korrelierte mit der wahrgenommenen Wirksamkeit der Meetings. Für die Planung heißt das: An Tisch, Stuhl und Stauraum zu sparen, kostet an anderer Stelle Produktivität.
Der Konferenztisch: Größe und Geometrie
Die Tischgröße richtet sich nach der maximalen Personenzahl. Als Orientierung gelten rund 70 bis 80 cm Tischbreite pro Person, damit Unterlagen, Geräte und Ellenbogenfreiheit Platz finden:
- 4 Personen: ca. 160–200 cm
- 6 Personen: ca. 200–240 cm
- 8 Personen: ca. 240–320 cm
- 10–12 Personen: ca. 360–420 cm
Rechteckige Tische eignen sich für klassische, von einer Stirnseite geführte Besprechungen; Boots- oder Ovalformen verbessern den Blickkontakt über die Tischlänge. Bei büro project bildet der Konferenztisch EXEC1 (4 bis 8 Personen, Made in Germany) die Basis. Als fertig geplante Komplett-Lösung gibt es die Sets Konferenzraum FOR4 (4 Personen) und Konferenzraum TEAM (8 Personen) inklusive Stühlen und Stauraum.
Konferenzstühle: Komfort über die gesamte Sitzungsdauer
Besprechungen dauern oft länger als geplant. Sitzkomfort ist deshalb kein Luxus, sondern Voraussetzung für Aufmerksamkeit bis zur letzten Tagesordnung. Achten Sie auf ausreichende Polsterung, eine geeignete Sitzhöhe und – je nach Nutzung – Armlehnen. Die ergonomischen Grundlagen, die auch für Konferenzbestuhlung gelten, behandelt der Beitrag Anforderungen an ergonomische Bürostühle nach DIN EN 1335; einen Gesamtüberblick zur Ergonomie bietet unsere Ergonomie-Seite.
Stauraum, Präsentationsfläche und Medientechnik
Ein Sideboard oder Regalschrank hält Material griffbereit und die Tischfläche frei. Planen Sie zusätzlich eine klare Präsentationsfläche ein: ein Display in passender Größe, eine beschreibbare Fläche und – für hybride Sitzungen – die Medientechnik (siehe unten). Strom- und Datenanschlüsse gehören in oder an den Tisch, nicht an die ferne Wand.
Raumakustik und Vertraulichkeit – die unterschätzte Stellschraube
Kein Möbel nützt, wenn man einander nicht versteht. Die DIN 18041 „Hörsamkeit in Räumen“ zählt Konferenz-, Besprechungs- und Seminarräume ausdrücklich zur Raumgruppe A („Hörsamkeit über mittlere und größere Entfernungen“). Für diese Räume fordert die Norm eine nutzungsspezifische Nachhallzeit sowie eine gezielte Lenkung des Schalls über absorbierende und reflektierende Flächen. Vereinfacht gilt: je kürzer die Nachhallzeit, desto höher die Sprachverständlichkeit – in üblichen Besprechungsräumen liegt der sinnvolle Bereich je nach Raumvolumen in der Größenordnung von 0,5 bis 0,8 Sekunden (die genauen Sollwerte regelt die DIN 18041).
Dass akustischer Komfort individuell sehr unterschiedlich erlebt wird, zeigt die Studie von Roskams et al. (2019): Lärmempfindlichkeit prägt das Erleben stark, und akustische Störungen mindern Wohlbefinden und Produktivität. Im geschlossenen Besprechungsraum kommt die Vertraulichkeit hinzu – nach außen wie nach innen. Wirksame Maßnahmen sind Deckenabsorber, textile Bodenbeläge, akustisch wirksame Wandflächen sowie eine durchdachte Zonierung. Tiefer einsteigen können Sie über unseren Beitrag Akustik im Büro verbessern sowie zur raumbildenden Trennung über moderne Glastrennwände.
Licht, Tageslicht und Raumklima
Licht ist nicht nur Komfort, sondern ein Leistungsfaktor. In der großangelegten Auswertung von Cutler et al. (2021) zählen Raum, Raumgröße und Lichtqualität zu den stärksten Treibern der Meeting-Qualität; ergänzende Sensordaten zeigen, dass die „Angenehmheit“ eines Raums – beeinflusst durch Licht und Raumklima – mit der Wirksamkeit von Besprechungen zusammenhängt. Für die Planung bedeutet das: möglichst viel Tageslicht, blend- und flackerfreie Beleuchtung mit guter Entblendung über dem Tisch sowie eine ausreichende Lüftung. Eine schlechte Luftqualität macht sich in langen Sitzungen unmittelbar in nachlassender Konzentration bemerkbar.
Hybride Besprechungen: Gleichberechtigung von Raum und Remote
Hybride Meetings sind zur Norm geworden – und sie benachteiligen systematisch die Zugeschalteten. Cutler et al. (2021) zeigen, dass Inklusivität (das Gefühl, gehört und gesehen zu werden und beitragen zu können) eng mit der Wirksamkeit von Meetings verknüpft ist. Die Forschungsarbeit von Panda et al. (2024) zum System „Hybridge“ macht die Ursache greifbar: Zwischen Personen im Raum und Remote-Teilnehmenden entsteht eine Präsenz-Asymmetrie, die sich durch eine räumlich konsistente Darstellung deutlich verringern lässt. Praktisch heißt das für den Besprechungsraum: eine Kamera, die alle im Raum gut erfasst, ein Mikrofon-/Lautsprecher-System mit gleichmäßiger Sprachaufnahme, ein Display in Blickhöhe – und eine Sitz- und Tischanordnung, die niemanden aus dem Kamerabild drängt.
Tischanordnung: welche Konfiguration für welches Meeting
Die Möblierung sollte dem Sitzungstyp folgen. Vier bewährte Grundformen:
- Blockanordnung (Boardroom): ein geschlossener Tisch für Entscheidungs- und Vertraulichkeitsrunden bis ca. 8–12 Personen, mit gutem Blickkontakt.
- U-Form: offene Seite zur Präsentationsfläche – ideal für Workshops, Schulungen und moderierte Runden.
- Reihen-/parlamentarische Anordnung: nach vorn ausgerichtete Tische für Seminare und Vorträge mit größerer Teilnehmerzahl.
- Inselanordnung: mehrere kleine Tischgruppen für Gruppen- und Projektarbeit.
Mobile, klapp- und stapelbare Tische erlauben den schnellen Wechsel zwischen diesen Formen und machen aus einem Raum mehrere – ein wichtiges Argument für die Flächeneffizienz.
Planung und Fläche
Als Orientierung sollten Sie pro Person etwa 2,0 bis 2,7 m² einplanen, zuzüglich Verkehrswegen von rund 80 bis 100 cm hinter den Stühlen, damit Teilnehmende ungehindert Platz nehmen und den Raum verlassen können. Denken Sie Strom, Daten und Medientechnik von Anfang an mit. Den größeren Rahmen – von der Flächenaufteilung bis zur Zonierung – behandeln unsere Planungs-Seite, der Beitrag zur Einrichtung des Großraumbüros sowie die Übersicht zu Normen und Vorschriften für die Büroeinrichtung.
Vom Konzept zum Raum: Konferenzraum-Sets von büro project
büro project fertigt Büromöbel in eigener Produktion in Deutschland seit 1981. Für den Besprechungsraum bedeutet das fertig geplante, aufeinander abgestimmte Lösungen statt Einzelteile: Die Sets Konferenzraum TEAM (8 Personen) und Konferenzraum FOR4 (4 Personen) bündeln Konferenztisch, Stühle und Stauraum; den Tisch EXEC1 gibt es für 4 bis 8 Personen auch einzeln. Wie sich die Ausstattung pro Sitzplatz rechnet, lesen Sie im Beitrag Was kostet eine Konferenzraum-Ausstattung?. Eine Übersicht aller Komplettlösungen finden Sie in der Kategorie Büro-Sets. Für eine individuelle Konferenzraum-Planung sprechen Sie uns über die Kontaktseite an.
Häufige Fragen
Wie groß muss ein Konferenztisch für 6 oder 8 Personen sein?
Rechnen Sie mit rund 70–80 cm Tischbreite pro Person. Für 6 Personen sind das etwa 200–240 cm, für 8 Personen etwa 240–320 cm. Der Konferenztisch EXEC1 deckt den Bereich von 4 bis 8 Personen ab.
Welche Nachhallzeit ist im Besprechungsraum sinnvoll?
Die DIN 18041 ordnet Besprechungs- und Konferenzräume der Raumgruppe A zu und fordert eine kurze, nutzungsspezifische Nachhallzeit für gute Sprachverständlichkeit. In üblichen Räumen liegt der sinnvolle Bereich je nach Volumen in der Größenordnung von 0,5 bis 0,8 Sekunden; die exakten Sollwerte regelt die Norm.
Welche Tischanordnung passt für welches Meeting?
Blockform für Entscheidungs- und Vertraulichkeitsrunden, U-Form für Workshops und moderierte Präsentationen, parlamentarische Reihen für Seminare und Vorträge, Inseln für Gruppenarbeit. Mobile Tische erlauben den Wechsel je nach Anlass.
Was macht einen Besprechungsraum hybrid-tauglich?
Eine Kamera mit gutem Raumüberblick, ein Audiosystem mit gleichmäßiger Sprachaufnahme, ein Display in Blickhöhe und eine Sitzanordnung, die alle im Bild hält. Ziel ist, die Präsenz-Asymmetrie zwischen Raum- und Remote-Teilnehmenden zu verringern.
Wie viel Fläche sollte ich pro Person einplanen?
Als Orientierung etwa 2,0 bis 2,7 m² pro Person, zuzüglich Verkehrswegen von rund 80 bis 100 cm hinter den Stühlen.
Forschungsgrundlage
Dieser Beitrag stützt sich auf: Leach, Rogelberg, Warr & Burnfield (2009), Journal of Business and Psychology; Roskams, Haynes, Lee & Park (2019), Journal of Corporate Real Estate; Cutler et al. (2021), Proceedings of the ACM on Human-Computer Interaction (CSCW); Panda et al. (2024), Proceedings of the ACM on Human-Computer Interaction (CSCW); sowie DIN 18041 „Hörsamkeit in Räumen“.